Dalam rangka memastikan publikasi yang objektif, menyeluruh, dan tidak bias, proses pengajuan naskah di Jurnal Az-Zawiyah mengikuti beberapa tahapan sebagai berikut:

1. Pengajuan Naskah:
Setelah penulis mengirimkan naskah ke Jurnal Az-Zawiyah, Editor in Chief akan menilai apakah judul naskah sesuai dengan ruang lingkup dan fokus jurnal. Naskah yang tidak sesuai akan ditolak. Naskah yang sesuai akan diteruskan kepada tim managing editor.

2. Pemeriksaan Penggunaan Template:
Managing Editor akan memeriksa kesesuaian naskah dengan standar template jurnal. Penulis diwajibkan menggunakan template yang tersedia di OJS sebagai dasar penulisan. Naskah yang tidak menggunakan template akan ditolak atau dikembalikan untuk penyesuaian. Salah satu aspek yang sangat ditekankan adalah jumlah kata minimum dan maksimum dalam naskah.

3. Pemeriksaan Plagiarisme:
Managing Editor melakukan pemeriksaan plagiarisme menggunakan Turnitin terhadap naskah awal yang diajukan oleh penulis. Indeks kesamaan di atas 26% akan mengakibatkan penolakan, sedangkan indeks kesamaan di bawah 25% akan dilanjutkan ke rapat ‘Editorial Team’ untuk penanganan lebih lanjut.

4. Seleksi Naskah (Pra-Review):
Managing Editor bersama tim editorial akan mengadakan rapat penilaian terkait tema dan potensi naskah. Pada tahap ini, aspek perubahan (impact) -sebelum dan sesudah pengabdian- menjadi prioritas untuk menentukan apakah naskah akan dilanjutkan ke tahap berikutnya. Berdasarkan pertimbangan ini serta aspek pendukung lainnya, tim dapat memutuskan untuk menerima, menolak, atau mengirimkan naskah untuk direview.

5. Proses Review Naskah:
Managing Editor akan meminta minimal dua ahli di bidang terkait untuk mereview naskah. Proses peer review dilakukan secara double-blind review, artinya identitas reviewer dan penulis disembunyikan satu sama lain. Reviewer diberikan formulir review yang telah disiapkan oleh Jurnal Az-Zawiyah. Review naskah dibagi menjadi dua kategori: review metodologi penulisan dan review substansi.

6. Permintaan Revisi Berdasarkan Komentar Reviewer:
Setelah reviewer memberikan masukan terhadap naskah, tim editorial akan meneruskan komentar tersebut kepada penulis untuk direvisi dalam batas waktu tertentu. Masa revisi biasanya antara 1 minggu hingga 1 bulan, tergantung pada tingkat revisi yang diminta. Penulis diharapkan melakukan revisi sesuai komentar. Namun, jika penulis merasa terdapat kekeliruan dari reviewer, penulis dapat memberikan penjelasan di kolom komentar pada OJS jurnal untuk membela pendapatnya.

7. Pengiriman Naskah yang Telah Direvisi:
Setelah melakukan revisi sesuai arahan reviewer, penulis mengirimkan kembali naskah melalui proses pengajuan sebelumnya (bukan pengajuan baru). Naskah akan dinilai berdasarkan sejauh mana revisi telah dilakukan. Jika revisi dianggap belum memadai, permintaan revisi tambahan dapat diajukan. Revisi dapat dilakukan beberapa kali selama kualitas naskah meningkat. Namun, naskah dapat juga ditolak pada tahap ini jika kualitas revisi memburuk atau penulis tidak melakukan revisi.

8. Pemberitahuan Penerimaan:
Jika tim review puas dengan hasil revisi, tim editorial akan memberitahukan kepada penulis bahwa naskah mereka telah diterima untuk dipublikasikan.

9. Proses Copyediting:
Naskah yang diterima akan menjalani proses copyediting sesuai dengan standar dan mekanisme tata letak Jurnal Az-Zawiyah. Pada tahap ini, tim editorial dapat menghubungi penulis jika terdapat data teknis yang kurang. Pemeriksaan plagiarisme akhir juga akan dilakukan sebelum publikasi.

10. Proses Publikasi:
Setelah naskah melewati tahap editing, termasuk penerjemahan dan pemeriksaan Turnitin, naskah akan diterbitkan. Penulis akan diberitahu bahwa naskah mereka telah dipublikasikan di Jurnal Az-Zawiyah.